Fin de año es temporada de presupuestos. Una cuota calculada a ojo termina en déficit a mitad de año o en una cuota extraordinaria que nadie quiere pagar. Con un poco de orden, la cuota se defiende sola en la asamblea.
1. Parte de lo que realmente gastaste
Revisa los gastos de los últimos 12 meses, concepto por concepto: vigilancia, limpieza, jardinería, agua y luz de áreas comunes, mantenimiento de equipos, administración. Es mucho más confiable que el presupuesto del año pasado.
2. Ajusta por lo que ya sabes que va a cambiar
- Aumentos de sueldo del personal de vigilancia y limpieza.
- Contratos que se renuevan con otro precio.
- Tarifas de agua y luz.
- Trámites o adecuaciones obligatorias. En Mexicali, por ejemplo, el nuevo reglamento de casetas implica pagar el permiso y, en algunos casos, adecuar la caseta en 2027.
3. Separa el mantenimiento grande
Pintura, impermeabilización, cambio de motores de portón o reparación de la alberca no pasan cada mes, pero llegan. Esta lista de mantenimiento de equipos de caseta ayuda a anticiparlos. Divide su costo entre los meses y apártalo en un fondo de reserva.
4. Considera la morosidad
Si el año pasado cobraste el 85 % de lo esperado, el presupuesto no puede suponer el 100 %. Calcula la cuota con una cobranza realista y trabaja en paralelo para reducir la morosidad.
5. Calcula la cuota
Suma gastos fijos, gastos ajustados y la parte mensual del fondo de reserva, y divide entre el número de viviendas, o según los indivisos si tu régimen lo marca. Redondea hacia arriba: un pequeño excedente es mejor que un faltante.
6. Presenta el presupuesto con números claros
Lleva a la asamblea:
- Lo que se gastó este año contra lo presupuestado.
- El presupuesto del próximo año por concepto.
- La cuota resultante y cuánto cambia contra la actual, explicando por qué.
- El saldo del fondo de reserva.
Un aumento explicado se aprueba mucho más fácil que uno que solo aparece en el recibo. Aquí hay ideas de qué reportes compartir con los vecinos.
7. Avisa con tiempo
Comunica la nueva cuota al menos un mes antes de que aplique, con la fecha de inicio, el monto y cómo pagar.
Cómo te ayuda LockyPass
Con el módulo de finanzas configuras la cuota mensual, cargos únicos, cargos extra y descuentos, y generas los recibos de cada periodo. Los residentes ven su estado de cuenta y suben su comprobante desde la app, y la administración exporta reportes en Excel y PDF para preparar el presupuesto y presentarlo en asamblea. Con los anuncios de LockyPass, el aviso de la nueva cuota llega a la app de cada residente.
